En opstartsworkshop skaber værdi for samarbejdet, men graden af værdi afhænger af rammer og forudsætninger, og en opstartsworkshop kan gribes an på mange forskellige måder. Her kan du finde en opsamling på branchens gode råd og anbefalinger til før, under og efter en opstartsworkshop, der er udviklet til en workshop i Samarbejdsløftet.
Repræsentanter fra de omtrent 56 virksomheder og organisationer, der har tilsluttet sig Samarbejdsløftet på nuværende tidspunkt, er til en workshop i starten af november kommet med anbefalinger til, hvordan man får maksimal værdi ud af sin opstartsworkshop i forhold til et bedre samarbejde på et byggeprojekt. Nogle deltagere understregede vigtigheden af at markere fællesskabet i et samarbejde gennem ritualer, og kalder det fx at ”blande blod” eller ”få rødvin i håret”. Andre peger på midtvejsmålinger, data og systematik som essentielt for at kunne følge op på samarbejdet efter en opstartsworkshop. Bred enighed var der om, at samarbejdet skal fejres, og at alle skal være ”med på rejsen”. Her kan du finde deltagernes anbefalingerne til handlinger og overvejelser, der er inddelt i før, under og efter opstartsworkshoppen.
Handlinger og overvejelser før workshoppen:
- En opstartsworkshop er en god ide, ligegyldigt om projektet er kort eller langt.
- Få alle led af byggeprojektet med – lige fra bygherren på kontoret til lærlingen ude på byggepladsen. Der skal være indsatser for alle led.
- Overvej, hvem der skal med til selve opstartsworkshoppen. Hvem er nøglepersonerne? Det er vigtigt at nøglepersoner for projektets proces er med. De bliver kulturbærere.
- Overvej timingen af opstartsworkshoppen. Den skal ligge tidligt i processen, men heller ikke for tidligt – der skal være tid til at lande i kontrakten og aftalen for alle parter.
- Mål på samarbejdet og gå struktureret til værks, så data efterfølgende kan bruges til at lave indsatser, synliggøre udfordringer, understøtte argumenter, mm.
- Overvej og definer, hvad succeskriterierne er for samarbejdet. Hvad er vores målsætninger? Skab en fællesbevidsthed om det.
- Overvej, hvem der skal tilrettelægge workshoppen, og fokusér på at alle tager ejerskab.
- Behandl ikke opstartsworkshoppen som et normalt projektmøde. Det skal iscenesættes og italesættes som noget særligt.
- Flyt evt. opstartsworkshoppen ud af huset.
- Vær opmærksom på, at deltagerne “lægger hverdagen til side og er til stede”. Det er vigtigt at mails, computer og telefon er lagt væk undervejs.
- Lav en fast plan for frekvensen af efterfølgende samarbejdsmøder fra start og indkald til dem fra start, så de er fastsat i kalenderen.
- Sikre et commitment fra alle før opstartsworkshoppen finder sted. Kig hinanden i øjnene og lav evt. en slags ceremoni eller en underskrift.
- Samarbejdet starter allerede i tilbuds- og udbudsfasen, og skal ind allerede i kontrakterne, så vilkår og økonomi ikke spænder ben for det.
- Opret en styregruppe for samarbejdet med personer fra hvert led af projektholdet.
- Lav en indledende interessentanalyse – hvem er hinandens vigtigste samarbejdspartnere? Hvad er deres funktioner og afgrænsninger i forhold til projektet og samarbejdet? Brug det til at kvalificere, hvem der er nøglepersonerne, og hvem der skal deltage i hvilke møder.
- Bygherren har ansvaret for at initiere og skrive samarbejdet ind i kontrakten.
Handling under workshoppen:
- Tilpas workshoppens indhold til de mennesker, der er til stede. Alle øvelser skal have et formål, der er til at tage og føle på for de mennesker, der er med.
- Tal om, hvad er forventningen til og målet for dagen? Hvad er forventningen til og målet for projektet? Hvad har deltagerne af gode og dårlige erfaringer? Og hvordan får man opstillet gode fælles mål for projektet?
- Gå struktureret til værks og dokumentér det hele, så der kan følges op på en systematisk måde.
- Betragt workshoppen som et analyserum, hvor en analyse af menneskerne og samarbejdet kan foretages i realtid af facilitatoren.
- Hav en dygtig facilitator, der er kompetent til at løfte opgaven og tage de vigtige og svære snakke, der vil opstå undervejs.
- Hav øvelser med, der skaber et trygt rum og som får det personlige i spil. Fx kan spørgsmål som disse indarbejdes: Hvad er dine tidligere erfaringer? Hvem er du som menneske? Hvad brænder du for? Hvad vil du gerne huske fra projektet om 10 år?
- Hav både system-verden (modeller, processer, skemaer, strukturer) og livs-verdenen (værdier, kultur, adfærd, følelser) med.
- Vær nysgerrige og åbne overfor hinanden.
- Brug opstartsworkshoppen på at lære hinanden at kende. Hvem er man, hvilke forventninger har man til projektet og til de øvrige samarbejdspartnere
- Brug konflikterne, der opstår, som et momentum og springbræt til udvikling og en større forståelse for det, der er på spil i relationerne.
- Tal om det helt lavpraktiske omkring samarbejdet, fx kommunikationsveje, forretningsgange, og beslutningsprocesser.
- Tal om, hvad der er en god arbejdsdag for den enkelte og for teamet.
- Lav konkrete spilleregler i forhold til kommunikation – både skriftlig og mundtlig
- Hav en opmærksomhed på adfærd, kropssprog, og tonen.
- Arbejd på, at der er afsenderen, der har ansvaret for at modtageren forstår budskabet.
- Oparbejd en incitamentstruktur, der prioriterer gulerod fremfor pisk. Husk at fejre samarbejdet.
- ’Syretest’ samarbejdet. Lav øvelser med ’hvad nu hvis-scenarier’ og cases med konflikthåndtering.
- Skab en fælles bevidsthed om, hvad I forstår ved forskellige begreber, der er oppe og vende, fx tillid og psykologisk tryghed.
- Arbejd evt. med en ’bekymringsliste’, så disse er på bordet og italesat fra start.
- Slut af med en aftale, pagt, commitment el.lign. Det må gerne være “ceremonielt”
Handlinger efter workshoppen:
- Brug data til at måle løbende i forhold til succeskriterier og følge op på en systematisk måde
- Brug midtvejsevaluering og slutevaluering, og hav fokus på onboarding undervejs.
- Hav løbende opfølgende møder og samtaler for at vedligeholde indsatsen og følge op.
- Se byggesager på tværs og tag viden ind og brug den aktivt til at evaluere.
- Erkend, at der måske ikke kommer færre konflikter, men at konflikterne kan være nemmere at være i, når man arbejder systematisk med samarbejdet.
Byggeriets Samfundsansvar, Bygherreforeningen og CPH Mediation & Negotiation står bag Samarbejdsløftet. Virksomheder og organisationer, der tilslutter sig, forpligtiger sig bl.a. til at arbejde med konkrete indsatser for at styrke samarbejdet samt at formidle effekterne af det til en konference i sommeren 2024. De får desuden en mulighed for at deltage i en lang række spændende og udviklende workshops, der tager fat på forskellige temaer inden for samarbejde. På nuværende tidspunkt har 56 virksomheder og organisationer tilsluttet sig.
