Den nuværende markedssituation kalder i høj grad på, at man som bygherre eller rådgiver er omhyggelig med at udarbejde et sundt og realistisk budget, som skaber overblik og hvorfra der løbende kan træffes informerede beslutninger. Derfor viderebringer Bygherreforeningen her syv råd til at udarbejde et sundt budget fra Værdibygs vejledning om budgettering, der er udarbejdet på tværs af byggebranchens aktører.
Konflikter og splid i byggebranchen handler ofte om budgetoverskridelser og økonomi. Og ofte er der urealistiske forventninger eller mangelfulde budgetter – og vurderingen af, om de stemmer overens med, hvad byggeprojektet kræver, er for optimistisk. Men der er flere ting man kan gøre for at undgå at stå med et hul i budgettet. Med afsæt i Værdibygs vejledning til budgettering, der er udarbejdet af aktører på tværs af branchens aktører, er her samlet 7 råd til at udarbejde et sundt budget:
1. Budgettet skal give afklaring og kommunikere et overblik
I budgettet skal det tydeliggøres for alle parter, hvad der forventes, og hvem der er ansvarlig for hvad. På den måde fungerer budgettet også som et stærkt kommunikationsværktøj. Både kontraktforhold og det gode samarbejde understøttes af et velgennemarbejdet budget, som har taget højde for risici. Modsat kan et budget, der ikke afspejler virkeligheden, give uklare forudsætninger for kontraktparterne og være en kilde til konflikter og spild.
2. Tydeliggør, hvad budgettet dækker over
Det er vigtigt at tydeliggøre overfor beslutningstagere i hvilket omfang, de kan regne med budgettet som dækkende. Nogle gange er det fint, at budgettet kun dækker nogle poster, men man må ikke være i tvivl om, hvad der er inkluderet. Det kan have stor indflydelse på beslutningsprocessen, hvis nogen tror, at alt er med i budgettet og siden finder ud af, at der skal lægges yderligere summer eller procentsatser til beløbet for at få synliggjort den samlede økonomi. Ofte vil man sammenligne med tidligere projekter, og så er det vigtigt at vide, om de sammenlignede budgetter dækker samme poster. I nogle bygherreorganisationer vil det eksempelvis være relevant at synliggøre grundkøb, forsikringer eller andre elementer som omkostninger for den kommende organisation, der skal benytte byggeriet.
3. Budgetnoten er central
Et budget er ikke bare et regneark med tal. Regnearket udgør sammen med en budgetnote de to primære komponenter i et budget. Budgetnoten beskriver projektets valg og afgrænsningen af, hvad der er tænkt dækket med de forskellige poster – og måske lige så vigtigt: Hvad der ikke er dækket. Forståelse af, hvad budgetnoten er, og hvorfor den er vigtig, er central for at lave gode budgetter. Lige meget hvilken budgettilgang, der vælges, skal det dokumenteres, hvad der er valgt, og hvad der er budgettets forudsætninger, afgrænsning, prisbasis og usikkerhed.
4. Tag stilling til, hvor lang en periode budgettet dækker over
Hvor lang en periode budgettet dækker over, er ofte et spørgsmål, som den budgetansvarlige glemmer at tage stilling til. Et generelt oplæg kan være, at projektorganisationen og budgettet strækker sig fra idefasen til aflevering og mangeludbedringer. Ved lukning af budgettet afsætter bygherren en mindre reserve. Hvis man gennemfører et større projekt, kan det desuden være fornuftigt at afsætte ressourcer til mindre tilpasninger af bl.a. tekniske anlæg i 1-2 år efter ibrugtagning. Uanset hvad der vælges, er det vigtigt, at den ansvarlige kan argumentere for valget – og at dette valg er kommunikeret og kvitteret i overensstemmende med organisationens opfattelse. Om det er det rette afsatte beløb bør genovervejes, når man står ved aflevering af byggeriet, og kender projektet bedre.
5. Få styr på kontoplanen
Når budgettets tidsperiode er på plads, skal der ud fra den udarbejdes en kontoplan for budgettet. Her er det vigtigt, at man tænker over, hvordan omkostningerne falder i projektet. Det er uhensigtsmæssigt, hvis omkostningerne, og særligt faktureringen, ikke passer til den struktur, man har oprettet. Har man særlige krav til omkostningernes fordeling, bør disse beskrives i diverse relevante kontrakter (og selvfølgelig i budgetnoten). Det anbefales, at der for hver kontrakt oprettes minimum to konti/poster: Én til kontrakten og én til ekstraarbejder, krav og tilkøb.
Budgetstruktur, regnskabsstrukturer og fakturasystemer er ikke nødvendigvis ens struktureret eller udtænkt til at understøtte hinanden, og det kan kræve en væsentlig analyseindsats at binde dem sammen. Det er dog en rigtig god idé at have afklaret, i hvilket omfang, der skal være sammenhænge og relationer mellem forskellige systemer – både i forhold til rapportering og løbende styring.
6. Prioriter analysearbejdet og budgetteringen højt og tidligt i byggeprocessen
Det er helt afgørende, at analysearbejdet ifm. budgetteringen får en høj prioritering meget tidligt i byggeprocessen. Det vil typisk være bygherrens projektleder, der laver dette, men det kan også uddelegeres til en rådgiver eller økonomiansvarlig. De første økonomiske beregninger og det første budget kan have stor betydning for tidlige vigtige beslutninger, og derfor skal man fra start sikre sig, at der afsættes den fornødne tid og kompetencer til at foretage det nødvendige analysearbejde.
Ofte kommer det strukturerende og analytiske arbejde med budgetterne for sent i gang. Budgetterne skal allerede udarbejdes som en del af idefasen (jf. YBL18), og ofte kommer der tal på som noget af det første, når et projekt begynder at blive behandlet ledelsesmæssigt.
7. Hav styr på samspillet med rådgiverne
Budgettet er et helt afgørende element i samspillet mellem bygherre og de rådgivere, der skal føre projektet videre og danne det projektmateriale, der skal udføres efter. ABR §9 giver rådgiveren ansvar for at gennemgå budgettet og bekræfte, at den økonomiske ramme er tilstrækkeligt for projektet gennemførelse. Det er afgørende for projektets videre liv at rådgiver og bygherre på dette tidspunkt er enige om budgettet og rammerne for budgettet, da det ellers kan resultere i ærgerlige projektændringer og omprojekteringer, som hverken rådgiver eller bygherre er tjent med.
I Værdibygs vejledning “Budgettering”, kan du finde en mere detaljeret gennemgang af ovenstående råd, og få branchens input til, hvad et budget kan indeholde samt mængder, rollefordeling, brug af nøgle- og erfaringstal og meget andet. Vejledningen er suppleret af en række værktøjer og indeholder også gode eksempler på budgetteringsprocessen i Esbjerg Kommune. Bag brancheinitiativet Værdibyg står BAT-kartellet, Bygherreforeningen, DI Byggeri, Danske Arkitektvirksomheder, Foreningen af Rådgivende Ingeniører og TEKNIQ Arbejdsgiverne.
Ønsker du at orientere dig i Bygherreforeningens Rammebetingelsesudvalgs overvejelser omkring, hvad din rolle som bygherre er i forhold til faselevering og budget i § 9, 11 og 46 AB18-systemet, kan du læse mere her
